Si vous avez répondu « oui », félicitations ! Vous faites partie des 72% [1] de chefs d’entreprise stressés !
Attendez, ne partez pas tout de suite, je dis « félicitations » parce que je vous donne dans cet article, 3 astuces très utiles pour garder votre calme au travail !
Bien qu’étant une situation que l’on pourrait qualifier de classique pour les dirigeants de TPE / PME, un tel état de fait n’en est pas moins alarmant : Avez-vous choisi de créer et/ou diriger une entreprise pour faire partie des 72 % de dirigeants qui subissent du stress ? Ou était-ce plutôt pour vous lancer le défi de la réussite, l’envie de liberté et peut-être même l’ambition secrète de créer de l’emploi ?
Ne nous voilons pas la face, je suis également dirigeante, nous avons tous ici choisi notre situation, le développement commercial à tout berzingue ET la charge de travail à effectuer (cette partie donnera lieu à un prochain article), ainsi que le stress attendu qui en découle…
Mais que fait-on de toutes ces tâches à gérer qui s’y ajoutent, comme les flux de communication, les imprévus et les sollicitations extérieures ?
Voici 3 méthodes efficaces pour vous aider à répondre à ces générateurs de stress :
1. Réduire les flux de messages en utilisant un outil de centralisation
Aujourd’hui, nombreux sont mes clients qui m’indiquent être sollicités de toutes parts : en plus du téléphone, vous devez surveiller votre agenda, les courriels, les SMS, les réseaux sociaux, les pages professionnelles… Vous devez être présents sur tous les fronts pour être certains de ne pas louper une information, une réclamation, une demande de devis ou une commande.
L’astuce : Pour consulter l’ensemble de vos messageries en un seul coup d’œil, utilisez une application de centralisation sur une seule plateforme.
Bien qu’il en existe davantage, je vous citerai seulement trois applications, non seulement gratuites, mais également très faciles d’utilisation : Rambox, All-in-One Messenger par Chrome et Franz.
Vous téléchargez l’application sur votre ordinateur, vous y connectez les messageries que vous souhaitez centraliser et le tour est joué !
Ma préférence va au dernier, Franz, qui est d’origine autrichienne, il est donc hébergé en Europe, contrairement aux deux autres originaires des États-Unis… À vous de faire votre choix !
2. Gérer les imprévus
En tant que chef d’entreprise, vous avez un planning bien chargé. Bon OK souvent TROP chargé…
Vous prévoyez des tâches à effectuer, rédigez des to-do-list que vous ne retrouvez plus et les réécrivez à la hâte en oubliant la moitié de ce qui était noté et en ajoutant de nouvelles idées… Vous inscrivez parfois tout ça dans votre agenda, mais ne prévoyez pas forcément le temps réaliste pour les effectuer (Non, l’appel à Monsieur Dudul pour le relancer sur sa facture impayée du mois de décembre 2019 ne vous prendra pas 2 minutes, comptez-en au moins 10 !). Je vous vois venir, vous allez me demander « Ben pourquoi ? Pas besoin de plus de temps pour une relance téléphonique ! »
De votre point de vue, évidemment que deux minutes vont suffire ; mais du point de vue de Monsieur Dudul, il y a probablement une bonne raison qu’il souhaite vous expliquer, voire une partie de votre travail qui ne lui convient pas et peut-être même un entretien qu’il souhaite vous proposer pour régler un litige ? En bon chef d’entreprise à l’écoute, vous allez écouter le besoin de votre client et faire de votre mieux pour le satisfaire ET obtenir votre règlement. Temps total : Oups… 14 minutes bien tassées, auxquelles vous ajoutez la petite pause nécessaire pour accuser le coup suite à votre échange. Donc les 4 appels prévus en 15 minutes entre deux rendez-vous, on oublie, et on prévoit une durée réaliste des tâches à effectuer avant de les planifier.
Vous allez me dire : « OK, je planifie déjà le travail en me basant sur le temps réel ; mais qu’en est-il des imprévus ? »
Eh bien les imprévus constituent entre 25 et 40% de votre temps de travail total. Autrement dit, si votre agenda est bien rempli (disons 30 heures planifiées, soyons fous), vous devrez y ajouter entre 7 et 12 heures de travail dû aux imprévus…
L’astuce : Je sais que c’est difficile à lire, je sais que ça paraît compliqué à mettre en pratique, mais la meilleure façon de gérer les imprévus, est précisément de les prévoir, en bloquant des plages sur votre agenda qui serviront à les traiter. Les avantages de prévoir l’imprévu :
– Pas besoin de bousculer le planning de la journée pour traiter l’urgence ;
– Vous maîtrisez la situation d’urgence et répondez parfaitement au besoin exprimé en un temps record,
– Vous gardez votre sérénité pour le reste de votre journée.
C’est pas beau, ça ?
3. Répondre aux sollicitations
Vous êtes en plein boulot, concentré sur votre logiciel de création ou sur la mémorisation de votre prochaine présentation, quand soudain la porte s’ouvre, et c’est Lucienne qui vient vous interrompre « juste une minute » pour vous parler du client qui lui a posé une question, suivi de Roger qui voudrait votre avis sur tel dossier… Et finalement c’est le défilé des sollicitations, vous perdez votre concentration et finalement n’arrivez plus à distinguer une pensée claire dans tout ce brouhaha !
Alors là, plusieurs astuces. Car en effet, Lucienne et Roger ne sont pas réceptifs aux mêmes stimuli.
Ainsi, après la lecture voire la pratique des différentes options que je vous propose ci-dessous, vous identifierez vous-même ce qui est le plus efficace.
- Apprendre à dire NON
Cela peut paraître simple pour certains d’entre nous, mais ça ne l’est pas forcément ; il suffit parfois d’indiquer à notre interlocuteur de manière diplomatique que nous ne sommes pas disponibles, mais en n’oubliant jamais de lui préciser à quel moment il pourra vous soumettre sa question/ son idée / son menu, etc.
- Prévenir de votre indisponibilité
Vous pouvez indiquer que vous avez besoin de concentration pour régler un dossier, en fermant par exemple la porte de votre bureau et en y accrochant un petit panneau sympathique voire marrant avec un message du type « Ne pas déranger » ; bien entendu il faudra penser à ouvrir votre porte dès votre travail terminé, au risque de se rendre définitivement inaccessible aux yeux de ses collaborateurs…
- Et le petit dernier, mais c’est mon préféré : La question « Jackpot »[2], dans les cas de sollicitations non synthétiques et derrière lesquelles se cachent de vraies questions.
Attention c’est une technique à utiliser avec parcimonie et délicatesse, sans interrompre son interlocuteur et en profitant d’un silence, durant lequel vous lui direz calmement « Qu’attends-tu de moi, concrètement ? ». La personne ainsi interrompue dans son flot de paroles est invitée à écourter son explication et à vous poser la question finale ! Je le répète, évitez le ton exaspéré ou énervé, cela ne ferait qu’apporter une réponse négative, ce qui n’est absolument pas le but ici.
Nous arrivons à la fin de cet article traitant de trois astuces (seulement) pour éviter le stress, mais rassurez-vous je vous réserve d’autres astuces, mais également des méthodes et autres outils pour vous aider à garder le cap au travail et gérer votre temps pour rester serein face aux innombrables tâches à effectuer dans une seule journée !
Pensez-vous appliquer ces astuces ? En souhaitez-vous d’autres ? Quelles sont les astuces que vous utilisez et que vous souhaitez nous partager ? Je vous invite à partager votre avis dans les commentaires.
[1] Voir article
[2] « La boîte à outils de la gestion du temps » de Pascale Bélorgey, Éditions Dunod